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Comment suivre les heures de l’équipe sans tableur
Une routine simple, valable pour un restaurant de quelques personnes comme de cinquante : enregistrer les heures sur le moment, les vérifier une fois par semaine et envoyer un CSV détaillé à votre comptable.
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Enregistrer l’heure au moment où elle a lieu
Toute la routine repose sur une règle : personne ne note une heure après coup. Chaque restaurant est un lieu avec un QR, et chaque personne a son propre code PIN. En commençant et en terminant son service, chacun enregistre lui-même son arrivée et son départ, et l’heure est prise à cet instant.
Un code PIN par personne, c’est essentiel. Un code partagé transforme de nouveau le relevé en supposition sur qui était vraiment là.
La routine de la semaine
Une fois par semaine, ou en fin de période, vérifiez les heures de chaque lieu.
- Ouvrez la feuille d’heures de la période et du lieu.
- Traitez les services ouverts. Un départ manquant est signalé ; ajoutez l’heure de fin avec un motif.
- Vérifiez ce qui semble anormal, comme un service très long ou une pause manquante.
- Validez la période.
- Téléchargez le CSV et transmettez-le à votre comptable.
Les services atypiques
Une coupure, ce sont deux arrivées dans la journée, et chaque partie est enregistrée. Un service qui se termine après minuit est une arrivée et un départ ordinaires ; les heures sont comptées en entier et réparties de part et d’autre de minuit, pour que chaque jour affiche ses propres heures. Un extra qui vient pour une soirée s’ajoute comme les autres : créez la personne, donnez-lui un code PIN, et elle enregistre ses heures.
Ce qu’il faut envoyer au comptable
Un CSV des heures enregistrées sur la période, par personne et par lieu. Il s’ouvre dans n’importe quel tableur. FrenchToast ne calcule ni les salaires, ni les heures supplémentaires, ni les congés payés, ni les cotisations : cela reste le travail de votre comptable.
Les erreurs à éviter
- Attendre la fin du mois pour vérifier, quand plus personne ne se souvient du service.
- Corriger une heure en l’écrasant. Enregistrez une correction avec un motif pour que l’original reste visible.
- Partager un même code PIN entre plusieurs personnes.
- Ressaisir les heures dans un autre tableur avant de les envoyer. Téléchargez une fois et envoyez ce fichier.